5. Примерная инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии

5.1. Общие положения

5.1.1. Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии[I] (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой избирательной комиссии (далее – участковая комиссия).

Инструкция разработана на основании федеральных законов «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – ЦИК России), регламента участковой комиссии, с использованием ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
[I] См., например: Постановление ЦИК России от 15.12.2010 № 231/1514-5 «Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации» // Вестник Центризбиркома РФ. № 12. 2010.; Постановление ЦИК России от 21.04.2011 № 6/37-6 «О Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации» // Вестник Центризбиркома РФ. № 4. 2011.; Постановление ЦИК России от 20.10.2011 № 48/406-6 «О Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования» // Вестник Центризбиркома РФ. № 16. 2011.

5.1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов участковой комиссии, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

5.1.3. Члены участковой комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны быть ознакомлены под подписьс текстом Инструкции.

5.1.4. Ведение делопроизводства участковой комиссии осуществляет председатель либо секретарь участковой комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

5.1.5. Ведение делопроизводства, ответственность за его организацию в участковой комиссии, обеспечение сохранности документов и передачу их в вышестоящую избирательную комиссию, контроль за соблюдением требований Инструкции несет председатель участковой комиссии.

5.1.6. Делопроизводство в участковой комиссии осуществляется с использованием журналов регистрации документов. Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.

5.1.7. Инструкция и изменения, вносимые в нее, принимаются решением участковой комиссии после согласования с территориальной избирательной комиссией.

5.2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

5.2.1. Документы в участковую комиссию могут доставляться через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской или специальной связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю) участковой комиссии.

5.2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится председателем участковой комиссии или секретарем, в соответствии с распределением обязанностей среди членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, с использованием журнальной формы (приложение № 1) регистрации документов.

5.2.3. При вскрытии конвертов, которые могут поступать фельдъегерской или специальной связью, по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

5.2.4. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем или секретарем участковой комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

5.2.5. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления.

5.2.6. Пакеты с пометкой «Лично» учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.

5.2.7. При регистрации поступившего документа в регистрационной форме обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в регистрационной форме делается соответствующая ссылка.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.

5.2.8. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем участковой комиссии, затем производится запись по исполнению документа в журнале регистрации (приложение № 1, колонки 6, 7, 8) и передаются исполнителям под подпись.
5.2.9. Исполненные документы списываются в дело председателем участковой комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой комиссии (приложение № 1, колонки 9, 10).

5.2.10. Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (реестре).

5.3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

5.3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение № 3). В участковой комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания участковой комиссии;
бланк решения участковой комиссии;
бланк письма участковой комиссии;

5.3.2. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 4).

5.3.3. При подготовке и оформлении документов члены участковой комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.

5.3.3.1. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2011

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2011 г.

5.3.3.2. Регистрационный номер документа.

Например, для входящих документов – это порядковый номер, для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

5.3.3.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

5.3.3.4. Адресат.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Территориальная избирательная комиссия Лазаревская г. Сочи

Если документ адресуется должностному лицу, наименование вышестоящей избирательной комиссии указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

Территориальная избирательная комиссия

Лазаревская г. Сочи,

председателю ТИК

Г.П. Польской

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Избирательная комиссия Краснодарского края Гимназическая ул., д. 30, Краснодар, 350000

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Агеевой А.И. ул. Космонавтов, д. 42, г. Полысаево, Кемеровская область, 652560

5.3.3.5. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек прописными буквами и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель участковой избирательной комиссии

личная подпись, инициалы, фамилия дата

При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН решением участковой избирательной комиссии избирательного участка № ___ от 15 февраля 2011 г. № 28/35

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

5.3.3.6. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем участковой комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата А6 (105x147), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения, подпись председателя участковой избирательной комиссии и дату, например:

Сизову А.Ю. Григорьеву В.С.

Прошу рассмотреть и дать ответ к 15.02.2011

Личная подпись председателя УИК дата

5.3.3.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа).

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем (о ком)?», например:

Решение О создании Экспертной комиссии

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля.

5.3.3.8. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.

В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, письмо, заявление – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ранее изданных ЦИК России, избирательной комиссией субъекта Российской Федерации, территориальной или участковой комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию…» и др.);

от 3-го лица единственного числа («участковая избирательная комиссия не считает возможным…», «участковая избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность…»). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

5.3.3.9. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка

об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. В 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии на 15 л. В 1 экз.

2. Примерная номенклатура дел на 14 л. В 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Петропавловск-Камчатской городской участковой

комиссии от 15.11.2010 № 01–21/450 и приложение к нему,

всего на 12 л.

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению участковой избирательной комиссии приложение относится, например:

Приложение к решению участковой избирательной комиссии избирательного участка № ___ от 11 января 2011 г. № 11/25

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.

5.3.3.10. Подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке участковой комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель личная подпись инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя участковой избирательной комиссии избирательного участка № ___ личная подпись инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.3.9, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата участковой комиссии, в котором подготовлена справка или информация.

5.3.3.11. Оттиск печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

5.3.3.12. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Копия верна» или «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно Председатель участковой избирательной комиссии личная подпись инициалы, фамилия дата

При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования).

Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

5.3.3.13. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

В.Л. Зубарев

(499) 356-85-31

5.3.3.14. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись председателя участковой комиссии.

5.4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами

5.4.1. Исходящие документы оформляются (печатаются) на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.

5.4.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.

5.4.3. Исходящие письма направляются за подписью председателя участковой комиссии на бланке письма.

5.4.4. Подписанные письма и телеграммы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

5.4.5. При оформлении исходящего документа присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.

При регистрации исходящего документа в регистрационной форме обязательно указываются следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

5.4.6. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.

5.4.7. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

5.4.8. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой комиссии.

5.5. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях участковой комиссии

5.5.1. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания участковой комиссии.

5.5.1.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания участковой комиссии, готовятся членами участковой комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.

5.5.1.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании участковой комиссии, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

5.5.1.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании участковой комиссии членом участковой комиссии, ответственным за его подготовку.

Проекты документов (включая приложения), содержащие различные финансовые вопросы, в обязательном порядке визируются бухгалтером территориальной комиссии.

Визы проставляются в конце текста проекта решения.

5.5.1.4. Член избирательной комиссии, ответственный за подготовку проекта решения, обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

5.5.1.5. На заседании участковой комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

5.5.2. Выпуск документов, рассмотренных на заседании участковой комиссии.

5.5.2.1. Документы, рассмотренные на заседании участковой комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и если необходимо разосланы.

5.5.2.2. Срок доработки документов не должен превышать двух рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом субъекта Российской Федерации, регламентом участковой комиссии или не оговорен на заседании.

5.5.2.3. При доработке документа в его текст вносятся согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия участковой комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления (решения) его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

5.5.2.4. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется членом участковой комиссии, ответственным за его подготовку (с обратной стороны последнего листа решения участковой комиссии ставится подпись и расшифровка подписи; в случае, если решение имеет приложения – визируется каждое приложение с обратной стороны).

Документы (включая приложения), содержащие финансовые вопросы, в обязательном порядке визируются бухгалтером территориальной комиссии.

5.5.2.5. Член участковой комиссии, ответственный за подготовку решения, следит за комплектностью прилагаемых к решению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте.

5.5.2.6. Решение подписывается председателем и секретарем участковой комиссии.

Если на заседании участковой комиссии председательствовал заместитель председателя участковой комиссии, секретарь участковой комиссии или один из членов участковой комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря участковой комиссии осуществлял один из членов участковой комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:

«Заместитель председателя участковой комиссии» – в случае вре менного отсутствия председателя участковой комиссии; «Исполняющий обязанности председателя участковой комиссии»
–
в случае временного отсутствия заместителя председателя участковой комиссии при наличии решения участковой комиссии о возложении на секретаря участковой комиссии либо одного из членов участковой комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя участковой комиссии;
«Исполняющий обязанности секретаря участковой комиссии»
–
в случае наличия распоряжения председателя участковой комиссии или исполняющего обязанности председателя участковой комиссии о возложении на одного из членов участковой комиссии с правом решаю

щего голоса полномочий секретаря участковой комиссии, либо при наличии решения участковой комиссии о возложении на одного из членов участковой комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря участковой комиссии.

5.5.2.7. Решения нумеруются согласно приложению № 3 (образец бланка решения участковой избирательной комиссии) в пределах срока полномочий участковой комиссии.

Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой, например: 1/8.

5.5.2.8. Председатель избирательной комиссии тиражирует документы в необходимом количестве. На каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя участковой комиссии и секретаря участковой комиссии (без воспроизведения подписей).

5.5.3.9. Копия решения участковой комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в участковую комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии.

5.5.4. Оформление протокола заседания участковой комиссии.

5.5.4.1. Протокол заседания участковой комиссии оформляется на бланке в срок, установленный регламентом участковой комиссии.

5.5.4.2. Протокол заседания должен оформляться в полной форме.

5.5.4.3. Текст протокола заседания участковой комиссии состоит из двух частей – вводной и основной.

5.5.4.4. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя участковой комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя участковой комиссии, секретаря участковой комиссии и членов участковой комиссии, в том числе с правом совещательного голоса и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

5.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России и избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, территориальных избирательных комиссий;
поручения, содержащиеся в решениях участковой комиссии;
письменные поручения председателя участковой комиссии;
входящие документы;
письма граждан;
исходящие документы, требующие ответа;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний участковой комиссии;
планы мероприятий.

5.6.2. Контроль исполнения документов, указанных в подразделе 7.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель участковой комиссии.

5.6.3. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях участковой комиссии, письменных поручений председателя участковой комиссии определяются этими документами.

5.6.4. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных подразделом 7.5 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно» исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой «Оперативно» – в 10-дневный срок со дня указания по исполнению.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

5.6.5. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившими документ, или сроков, указанных в приложении № 6.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

5.6.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.

5.6.7. Основаниями для снятия документа с контроля являются: решение участковой комиссии; ответ на входящий документ; ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю; направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

5.6.8. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения участковой комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости участковая комиссия информирует об этом автора документа;
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием участковой комиссии о результатах исполнения.

5.7. Изготовление и использование печатей и штампов

5.7.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в участковой комиссии используются печати участковой избирательной комиссии.

5.7.2. Изготовление печатей осуществляется вышестоящей избирательной комиссией.

5.7.3. На рассылаемых копиях решений участковой комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей проставляется печать участковой избирательной комиссии.

5.7.4. Печать участковой избирательной комиссии должна храниться в надежно закрываемом и опечатываемом сейфе или металлическом шкафу.

5.7.5. Председатель участковой комиссии осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печати.

5.7.6. Информацию о пришедшей в негодность печати участковой избирательной комиссии в вышестоящую комиссию сообщает председатель участковой избирательной комиссии.

5.8. Формирование дел и передача их в вышестоящую избирательную комиссию

5.8.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы участковой комиссии.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом участковой комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее – Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательными комиссиями субъектов Российской Федерации, номенклатурами дел участковой комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел участковой комиссии на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается решением участковой избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение № 6).

Номенклатура дел участковой комиссии согласовывается с территориальной избирательной комиссией.

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью соответствующего закона, по которому проходили выборы, в межвыборный период – на статью Перечня.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

5.8.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в участковой комиссии.

Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются председателем участковой комиссии в дело.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей). При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Протоколы заседаний участковой комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию участковой комиссии помещаются после соответствующего протокола.

В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в территориальную избирательную комиссию, которая затем дела передает в архив, дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым.

Протоколы заседаний, решения участковой комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры решений с соответствующими приложениями, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии) находятся у председателя участковой комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несет председатель участковой комиссии.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в территориальную избирательную комиссию проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Территориальная избирательная комиссия проводит проверку наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, смене председателя участковой комиссии.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

5.8.3. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится экспертной комиссией территориальной избирательной комиссии по установлению научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности участковой комиссии (далее – ЭК) с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

В состав ЭК могут быть включены члены участковой комиссии, по согласованию – работники государственного архива субъекта Российской Федерации или муниципального архива.

5.8.4. Оформление дел производится в соответствии с инструкцией по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии.

5.9. Ответственность

5.9.1. Члены участковой комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

5.9.2. Ответственность за организацию делопроизводства в участковой комиссии, обеспечение сохранности документов и передачу их в территориальную избирательную комиссию, контроль за соблюдением требований Инструкции несет председатель участковой комиссии.